سامح شاكر

يقول مدربو إدارة الوقت أن رائدي الأعمال يضيعون الكثير من الوقت في يومهم، لكن توجد استراتيجيات لزيادة الانتاجية. إليك هذه النصائح الخمس و مارسهم خلال يومك.
1- جزِّء مشاريعك إلى أجزاء صغيرة على أن يكون لكل جزء موعد أقصى للانهاء. يمكنك البدء بترتيب أنشطتك حسب الأولوية كل يوم، اكتب قائمة للمهام المطلوب تنفيذها كل ليلة و ضع حيزاً زمنياً لكل مهمة. على سبيل المثال، يمكنك وضع المشاريع القادرة على أن تدر الربح في مرتبة أولى من غيرها. فما أن يكون لديك قائمة بما تريد إنجازه أولاً حتى تحدد مواعيد محددة على مفكرتك الالكترونية لكل مهمة.

2-فوِّض المهام التي لا تدر ربحاً. إدارة الدفاتر و جداول الرواتب من المهام التي يقوم بها رائدو الأعمال بأنفسهم لادخار المال. لكنهم غالباً ما يكونوا غير مؤهلين أو مشغولين ليقوموا بهذه المهام و ينتهي بهم الأمر و قد ضيعوا وقتاً ثمينا كان يمكنهم استغلاله في نشاط مدر للربح. تفويض هذه المهام يعطيك الفرصة أن تمنح وقتاً أكبر لصنع المال.

3-توقف عن متابعة بريدك الالكتروني بصورة زائدة. من المعروف أن ذلك يضيع الكثير من الوقت لكثير من رواد الأعمال، خاصة عندما تنهمر عليك الرسائل و تصرف انتباهك عن عمل مهم. اضبط برنامج البريد الالكتروني لديك على أن يستقبل الرسائل بطريقة يدوية، أي بضغط زر معين. أو بحد أدنى كل 90 دقيقة. كما يجب عليك الرد فوراً على الرسائل السهل الرد عليها، حتى لا تضيع وقتك في قراءة نفس الرسائل مرة أخرى.

4-استغل مميزات التقنية في اختصار الوقت. ربما أنت الآن تستخدم برامج Microsoft Outlook أو Excel و برامج أخرى شائعة بخاصياتها الموفرة للوقت. على الرغم من ذلك، العديد من مالكي الأعمال يضيعون الوقت كونهم لم يتعلموا كيفية إستخدام هذه البرامج بصورة صحيحة. على سبيل المثال، يتيح برنامج Microsoft Outlook للأفراد نقل العناصر من علبة الوارد الخاصة بهم مباشرة إلى التقويمات الخاصة بهم، ولكن الكثير يقومون بإنشاء عناصر التقويم يدوياً، ويقول بيغي دنكان، وهو خبير في إدارة الوقت في اتلانتا. مجرد اتخاذ فئة أو قراءة كتاب عن كيفية استخدام البرامج المشتركة يمكن ان يوفر الكثير من الوقت على المدى الطويل ، يقول دنكان. “أي كان الوضع الذي طرح، هناك التكنولوجيا لجعل هذا العمل يذهب بعيدا” واضاف “لكن الناس لن تقضي الوقت في تعلم كيفية استخدامها.”

5-درِّب موظفيك جيداً. الموظفين دائمي السؤال يعدون استنزاف وقت كبير لأصحاب الأعمال، مقاطعين يومهم. إذا كان هذا يحدث لك ، قد تكون المشكلة هي أنك لم تعطهم تدريبا كافيا للقيام بعملهم. لذا تأكد من أن يكون لديك الموارد وإجراءات التدريب في موقع العمل لإعداد أفضل ولدعم الموظفين في عملهم. ما يضيع كثير من الوقت أيضاً هم العملاء الذين يتصلون ليتسائلوا الأسئلة التي كان من الممكن الإجابة عنها على موقع الشركة. و يمكن حل هذه المشكلة بخلق “أسئلة وأجوبة”. المقطع الذي يحتوي بشكل بارز على معلومات مفيدة حول موقع الويب الخاص بك.

هذه النصيحة الإدارية مترجمة بتصرف من Entrpreneur.com

No related posts.